Gestão de documentos: o que e por que aplicá-la em sua empresa
Como fazer o controle de estoque no varejo de forma simples
setembro 9, 2022
Previsão de demanda: o que você precisa saber
outubro 7, 20224 motivos para aplicar a gestão de documentos em sua empresa
Conheça os benefícios de realizar uma eficiente gestão de documentos em sua empresa
Quando se trata de eficiência e produtividade empresarial, cada segundo conta. É por isso que muitos empresários implementaram sistemas de gestão de documentos em sua empresa como uma forma de aumentar a eficiência e a produtividade, mantendo os custos sob controle.
Se você deseja saber um pouco mais sobre os benefícios de contar com uma gestão de documentos em sua empresa, continue a leitura conosco.
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos consiste em um conjunto de atividades orientadas para garantir maior organização, agilidade e eficiência no manejo de documentos, sejam eles físicos ou digitais, a fim de garantir maior facilidade e segurança no acesso a dados e informações.
Uma gestão eficiente garante o armazenamento correto de todas as informações, organizando-as em categorias e seguindo uma regra/estratégia determinada.
Por isso, não basta só armazenar os documentos em nuvem, mas controlá-los de acordo com a demanda e prioridade de cada informação.
Desse modo, arquivos acessados mais frequentemente, por exemplo, devem ser arquivados em locais estratégicos, como atalhos e páginas iniciais, para serem localizados com mais facilidade e rapidez.
Entendido esse conceito, podemos conversar um pouco mais sobre a importância de aplicar essa importante gestão em sua empresa. Vamos lá?
Qual a importância de ter uma eficiente gestão de documentos?
São muitos os benefícios de contar com uma gestão eficiente, dentre os quais vamos destacar:
- Maior controle e segurança das informações
Todas as informações sobre a sua empresa, seus projetos, seus profissionais e clientes são relevantes e devem ser protegidas para evitar problemas graves para a sua empresa e/ou para terceiros.
Com uma efetiva gestão de documentos, você poderá optar pelo armazenamento em nuvem, mantendo os seus dados protegidos e de fácil acesso para pessoal autorizado.
- Segurança jurídica para a empresa
Outro benefício importante da gestão de documentos é o de assegurá-la juridicamente.
Isso acontece porque há todo um cuidado com a integridade e segurança dos documentos, bem como um rápido e fácil acesso aos arquivos sempre que necessário para comprovar sua legalidade, questões contábeis e fiscais, trabalhistas, etc.
- Maior organização e produtividade
O processo de gestão de documentos inclui a organização e categorização dos elementos em temas, datas e nível de importância, a fim de facilitar a localização de cada informação.
Essa maior organização irá reduzir o tempo dedicado às atividades que dependem do auxílio de documentos, o que pode aumentar a produtividade.
Além disso, quando falamos em organização não se trata apenas dos documentos, mas do próprio espaço físico, pois você irá reduzir o acúmulo de caixas e pastas com papéis, podendo utilizar esses novos espaços de maneira mais eficiente.
- Redução de despesas
Com uma efetiva gestão de custos, você poderá reduzir despesas com papéis e tinta de impressora, com pessoal para lidar com os arquivos, entre outros.
Conte com a RPM Contabilidade para ter uma gestão de documentos de sucesso
Sabemos que, com tantas responsabilidades do dia a dia, muitos empresários acabam negligenciando não só a gestão de documentos, como outros pontos importantes relacionados à sua contabilidade.
Felizmente, nós, da RPM Contabilidade, podemos ajudar você!
Afinal, somos uma contabilidade que atua para trazer mais praticidade, segurança e organização para cada um de nossos clientes.
Entre em contato conosco para conhecer todas as vantagens de contar com os nossos serviços especializados.
CLIQUE AQUI PARA CONTAR COM A CONTABILIDADE CERTA PARA A SUA EMPRESA!
